TIMOCOM System: Undvik att transporter förvandlas till vägarbeten

Så snabbar WEMAS Absperrtechnik GmbH på transportuppdragen med digital teknik

Som marknadsledande inom integrerade och certifierade lösningar för gatuavspärrningsteknik tar WEMAS hjälp av TIMOCOM:s marknadsplats. På mindre än åtta månader kunde företaget leverera 2 221 uppdrag till 855 olika kunder med hjälp av TC Transport Order®. Tidigare hade WEMAS en huvudspeditör, men var inte riktigt nöjda med kvaliteten. Därför bestämde sig logistikchefen Stefan Watzlawek för att börja använda TIMOCOM.

”För oss innebär den digitala uppdragshanteringen två grundläggande fördelar”, berättar Stefan. Digitaliseringen har stärkt företagets konkurrensförmåga och befriat personalen från onödigt pappersarbete. ”Genom att använda TIMOCOMs lösningar kan vi vi placera och behandla transportuppdragen betydligt snabbare”, säger Stefan om en av fördelarna. Det som avgjorde saken var dock arkiveringsfunktionen för transportuppdrag.

”Vi skulle gärna vilja ha en funktion för att lägga till fakturor och orderbekräftelser direkt i varje transportuppdrag”, löd hans önskemål till TIMOCOMs IT-avdelning. Hans förhoppning: ”I samband med den årliga revisionen har vi då all information samlad på en plats – det sparar tid och tillför ett tydligt mervärde för oss.” Tack vare arkiveringsfunktionen har man kunnat förpassa dokumentskåpen till historien.

Den digitala uppdragshanteringen är integrerad i systemet, vilket är betydligt mer effektivt. Genom att använda den här tillämpningen minimeras både administrationen och sökarbetet. Dessutom medför det fördelen att vi inte behöver använda något undersystem för uppdragshantering och tack vare de obligatoriska fälten är det inte heller någon risk att de över 127 000 TIMOCOM-användarna glömmer någon viktig uppgift till transportuppdragen.

Stefan Watzlawek och hans team fick även utbildning om andra funktioner på plats för att lära sig att använda TC Transport Order®. Hans kollega Döring kände tidigare inte till att det fanns ett företagsregister: ”Nu kan jag till exempel hitta åkeriföretag med fordon som är utrustade med truck”. Han är även imponerad av lagersökningsfunktionen: På första försöket hittade han tio lämpliga lagerutrymmen. Utbildningen gav också svar på två andra områden: Uppdragsspårning används för att minska kundens behov av kommunikation under transporten och för att placera återkommande turer. Fem nya åkeriföretag hittades via transportupphandlingar och anlitas nu regelbundet. Vid transportförsäljningen används en e-postlista för att begära in anbud från åkeriföretagen.

Döring har tre önskemål till TIMOCOM: För det första skickar åkeriföretagen ofta meddelanden och frågar efter WEMAS momsregistreringsnummer – om det fanns ett fält för detta i formuläret kunde man enkelt lägga in det. ”Vi har redan hört det här av några kunder, så därför planerar vi att lägga till uppdragsgivarens momsregistreringsnummer under företagsnamnet i uppdragsformuläret”, förklarar TIMOCOMs utbildningsteam. För det andra är frågan om körförbud ständigt närvarande i vardagen på WEMAS. Därför hade det varit bra om personalen kunde hänvisa direkt till TIMOCOM TruckBan för lastbilar som belagts med internationellt körförbud. Och för det tredje hoppas Döring att det ska gå att lägga till en leveransadress i företagsregistret, som kan användas i uppdragsformuläret.

Under högsäsong skulle Döring i framtiden kunna spara in en halvtimme per dag om gränssnittet mellan Navision – det program där beställningar läggs på WEMAS – kunde integreras med TC Transport Order®. Med ett enkelt klick skulle ett transportuppdrag förvandlas till ett frakterbjudande i TIMOCOMs system.

Mer information om WEMAS hittar du på www.wemas.de.